Raamatupidamisfirma või oma raamatupidaja – kumb sobib sinu ettevõttele paremini?
Ettevõtte edu algab korras numbritest. Raamatupidamine ei ole pelgalt seadusest tulenev kohustus, vaid osa ettevõtte juhtimisest. Hea raamatupidaja aitab ettevõtjal säästa nii aega kui ka raha, märgata riske enne, kui need probleemiks saavad, ning toetab strateegiliste otsuste tegemist.
Kuid kuidas otsustada, kas ettevõttele sobib paremini oma raamatupidaja või raamatupidamisfirma teenus?
Millal eelistada raamatupidamisfirmat
Alustaval ettevõttel on peaaegu alati mõistlikum alustada raamatupidamisfirmaga.
Põhjuseid on mitu:
- Kuluefektiivsus – täiskohaga töötajat ei pruugi esialgu vaja olla ning fikseeritud kuutasuga teenus on soodsam.
- Paindlikkus – teenust saab kasvatada või vähendada vastavalt ettevõtte mahule.
- Asendatavus – kui üks raamatupidaja on puhkusel või haigestub, leiab firma automaatselt asendaja.
- Spetsialistide meeskond – raamatupidamisfirmal on tavaliselt laiem kompetents (nt maksunõustajad, palgaarvestajad, tarkvara spetsialistid), mida üksik töötaja ei pruugi omada.
Paljud firmad, nagu ka Simply Accounting, pakuvad lisaks võimalust, et raamatupidaja töötab osaliselt kliendi kontoris või aitab juurutada ettevõtte raamatupidamistarkvara.
Millal mõelda oma raamatupidaja palkamisele
Kui ettevõtte maht ja keerukus kasvab, võib püsiva töötaja palkamine muutuda mõistlikuks.
Oma raamatupidaja on sobiv lahendus siis, kui:
- ettevõttel on pidev finantsinfo vajadus (nt igapäevane müügi- ja kuluanalüüs, juhtimisaruanded);
- tegemist on tootmisettevõtte või suure palgaarvestusega organisatsiooniga;
- raamatupidaja rollist saab finantsjuhi või kontrolleri tugi – st inimene on otseselt seotud juhtimisotsuste tegemisega.
Sel juhul on oluline, et raamatupidaja oskaks näha suuremat pilti ja suhtleks aktiivselt juhatusega, mitte lihtsalt ei töötleks andmeid.
Milliseid lisateenuseid võiks partner pakkuda
Enne lepingu sõlmimist tasub uurida, milliseid lisateenuseid raamatupidamisfirma pakub:
- kas nad teevad palgaarvestust ja aitavad aastaaruandega,
- kas vajadusel osutavad maksu- ja finantsnõustamist,
- kas nad saavad aidata eelarve koostamisel või raamatupidamistarkvara juurutamisel.
Hea partner on see, kellel on kogemusi just sinu valdkonnas ja kes mõistab sinu ettevõtte vajadusi, mitte ainult seaduse täitmist.
Hind ja tasustamise läbipaistvus
Raamatupidamisteenuste hinnad võivad oluliselt erineda.
Levinumad tasustamise viisid:
- Kandepõhine arvestus – iga raamatupidamiskanne maksab eraldi;
- Tunnitasu – sobib muutliku mahuga tööle, kuid võib tuua üllatusi;
- Kuutasu – kõige prognoositavam, eriti kui töömaht on stabiilne.
Enne lepingu sõlmimist küsi kindlasti, millised teenused on hinna sees ja mille eest lisatasu küsitakse (nt nõustamine, aruannete koostamine, audititugi). Läbipaistvus hoiab ära ebameeldivad üllatused.
Tarkvara ja ligipääs andmetele
Ka raamatupidamisprogrammi valik mõjutab koostööd.
Kui partnerfirma kasutab pilvepõhist tarkvara (nt Merit, SmartAccounts vms), on ettevõtjal reaalajas juurdepääs oma andmetele – näeb kohe, kuidas ettevõttel läheb.
Mõned firmad, nagu Simply Accounting, pakuvad klientidele võimalust kasutada oma raamatupidamisprogrammi tasuta – see lihtsustab algust ja välistab vajaduse teha eraldi tarkvarainvesteeringut.
Personaalsus ja sobivus
Rahaasjadega tegelemine eeldab usaldust. Kui suhtlus raamatupidajaga tundub keeruline või tekib tunne, et „räägime eri keeles“, tasub otsida uus partner.
Hea raamatupidaja räägib nii, et ettevõtja saab aru. Ta ei peida end terminite taha ja on kättesaadav, kui on küsimusi.
Initsiatiiv ja väärtus
Hea raamatupidaja ei tee ainult seda, mida kästakse – ta märkab võimalusi ja hoiatab riski eest.
Kas su praegune raamatupidaja:
- oskab sulle raha säästa?
- küsib õigeid küsimusi?
- annab märku, kui midagi saaks paremini teha?
Kui vastus on ei, siis võib olla aeg otsida partner, kes mõtleb kaasa.
Kokkuvõtteks
Raamatupidamisfirma on enamasti parim valik alustavale või kasvavale ettevõttele, sest see on paindlik ja professionaalne lahendus, mis ei seo sind ühe inimesega.
Kui ettevõte kasvab ja vajab igapäevast finantsjuhtimist, võib oma raamatupidaja olla järgmine loogiline samm.
Hea raamatupidaja on rohkem kui numbrite kokkulööja – ta on sinu ettevõtte liige ja nõustaja, kes aitab sul langetada paremaid otsuseid ja hoida fookust olulisel.